Поднесување документи. Како да се поднесе документите?

Пред да се приклучи на потребната документација повеќето темелно запознавање со голем број на потребни упатства во врска со прашањата на документи и евиденција за управување. Овие норми - се сложени и содржи голем број на различни мали детали и нијанси. Како да полите документи агол? Која содржи листа спроведен? Може ли да се шие сметководствени документи termoperepletnoy машина? Почетник канцелариски работник има нешто да се пресече главата.

Лесна работа?

На прв поглед, постапката за регистрација на случајот, и тоа ставање во архивата прилично едноставна, но праксата покажува спротивното. Во случај на прекршување на правилата на институцијата на канцеларијата ќе одбијат да го прифатат трговијата хартија, и ќе мора да почнат со работа повторно. Ако се случи таква ситуација во вашиот живот, прочитајте ја нашата статија - ние ќе се обиде да најде решение за ова прашање.

Зошто шијат документи? Дали постојат прописи според кои е регулирана оваа постапка? Да, и тие се многу. Станува збор пред се за методолошките препораки за управување со предмети, кои беа усвоени во декември 2009 година, со цел на Државниот архив. Во вториот чекор - на GOST 51141, посветен на архивирање на бизнис и за управување со канцеларија и ги содржи сите потребни дефиниции и термини. Покрај тоа, постојат и други правни норми, според кои омрежен документација.

Да почнеме со капак

Ако театарот започнува со закачалката, тогаш нашата постапка - не само со капак. И изборот на картон "кора" - една од првите задачи во процесот на "пакување" на документот. На прв поглед, нема да најдете разликата помеѓу многу постојните сорти. Но, гледајќи повнимателно, ќе се разбере дека на насловната страница се стандардни, нестандардни, и се користат за долгорочно чување.

Најчесто може да се сретнат со еден стандарден капак формат 229h324 мм. Се применува во сите случаи каде големината на примерокот захефтана листови. Ако поради некоја причина документот има прилично специфични и изглед параметри, бара нестандардни варијација на видеоснимката. Оди до последното умот раскажува дека, во кои документи се од 25 години или повеќе.

Според законот, како се направени само од цврст картон поради битни работен век. Треба да се преземат мерки за зачувување на соодветна на видот на документот и нејзината соодветност за употреба по сериозен временски период. Документите кои се наменети за испорака во Државниот архив, се чуваат на капакот направени од материјал како киселина бесплатни картон.

Ајде да зборуваме за бројот на листови

Пред да поднесе точни документи теми, од кои се бара да бидат додадени во правилен редослед. Потоа постапката извршени од страна на конвенционалните едноставна молив брои. Главната правило е - тоа е нумерирани листи наместо страници документ. Арапски броеви ставени на секој лист во горниот десен агол. Покрај тоа, нашите ознаки не се бара да "ползи" на текстот. Од вкупниот број на листови не се однесува инвентар документи.

Што суптилностите постојат во нумерирањето? Ако бројот на документи лабава лист вклучуваат писмо или некои такви, прво набројани од плик, а потоа вклучете - секој вграден во чаршафите. Ако бројот на влезните единици - повеќе од 250, направени за да го подели на повеќе тома. И секој од нив има свои броеви.

Во внатрешноста архива деловни документи може да бидат присутни, кои имаат свои посебни страница броеви, на пример, објавување на списанија. Сепак, обработка на случај во архивите, тие набројани, меѓу другите, без нарушување на јавниот ред.

Ако вгнезден листа е голем формат, таа одлучи да се прошири и цифрата во горниот десен агол. Тоа треба да се обезбеди слободен пристап до текстот. Ако на било кој од листови додадат фрагменти од неможноста за нивната поделба, сите на овој пакет е нумерирана како еден. Во овој случај, тоа е сигурно да составувањето попис на секоја од залепени парчиња, што се наоѓа на задната или на слободниот простор. Наведување на пејст документ за осигурување треба да биде во писмена форма или во белешките кон вкупниот инвентар на означување на името. Најчесто овие инвестиции се хонорарни проверки, изјави или слики.

Поправки на грешки и листа на документи

Во случај кога во текот на работата дозволено некои не е премногу сериозна грешка (на пример, прескокнаа пар на листови), наместо на целата низа повторно renumbering да го користите писмо ознака. Во овој случај, бројот на други листови не се променети. Отстранување на таквите грешки е можно само врз основа на договор со вработените во архивата. Ако се открие бруто грешка, документот ќе бидат нумерирани повторно. На старите броеви, додека крстот како нежно што е можно и се спушти на нови. Во овој случај, на ажурирани брои повторно божем за обезбедување на натписот.

Без попис немате архивирање нема да бидат прифатени. Информациите содржани во него, за името на документот, на денот на изработката, анотација и директно на табелата со сериските броеви на листови, бројот на белешки и (ако е потребно). Завршено сите информации за бројот на документи во форма на броеви, дупликат зборови, а потоа сите потпишани од страна на службеник со детали Име

Како да поднесе документи конец

Бидејќи постапката за вкрстено поврзување треба да се осигура дека сите потребни материјали и алатки на вашите прсти. Во прилог на сопствен бизнис треба шило, игла, картон за поднесување документи и посебни теми. Како последен порибување банка канап, тешка или proshivnymi навој L-210. Последно што се користат за потребите на канцеларијата почесто.

На почетокот на документот се отстранети од сите хартија клипови, или други метални предмети, а потоа на листови случај се мазни уредни магацинот. На левата страна во областа на просторот е три-дупка игла или шило. Место нив во средината од најдобрите бесплатни простор наменет за левата вовлекување, односно на растојание од околу еден и пол сантиметри. Оваа опсервација е важно - затоа што во спротивно по поднесувањето на документите што ќе биде тешко да се прочита.

Совети за погодност

Ако дупки имаат мазни рабови за вас од клучно значење, се дупка удар. Но, се сеќавам дека премногу хартија "премногу тешки". Осигурајте се дека сите три дупки се наоѓа на височина подеднакво и на меѓусебно растојание од растојание од околу 3 см. Просечната од нив треба да падне на средината на страницата.

За да се спречи оштетување на капакот на состојба и распадот на бизнис често се препорачува да се одржи на предните и задните трепка зајакне картон ленти. Преку него ќе биде прескокнат конец. Од својата нормална големина - 70 см, но во секој случај тоа ќе зависи од дебелината на магацинот ..

Како прободен дупка 3

Еве содржината на овој алгоритам поднесување документи. Прво, на игла се пропушта низ средината на отвори, со задниот дел од крајот на конец останува. Проследено vdet на врвот на своите дупки. Како резултат на тоа, двата краја на магацинот прикажани на промет пораби листови. Иглата се влечат низ дното на дупки и да подготви низа на предната страна. Потоа повторно ја изостави на игла во центарот на дупката. Значи, нашата тема е составен низ сите неопходни дупки, по што двата краја се прицврстени на задниот дел на документот силна јазол. Задржана на краевите со должина од околу 5 см.

Директно на собранието е залепен на парче хартија со зборовите на осигурување. Подолу се погледне на технологијата на производство.

Документот може да се пришиени и со 4 дупки. Како да го направам тоа? Постапката не е комплицирано. Четири дупки се удирани со тупаници вертикално симетрично со уредување на заедничка оска. Оставањето опашка нишка на задната страна од првиот отвор, спроведување на конците фирмверот потоа врзување јазол како што е опишано погоре. Фирмверот треба да се удвои два пати со цел да се обезбеди трајност и сигурност.

за обезбедување на натписот

Во следната фаза по нумерирање и на firmware - снабдување на нашите бизнис на обезбедување на натписот. Што е тоа? Оваа налепница големина 4x6 см со текст "нанижани заедно и нумерирани листови ..." (нивниот број е означен со број и зборови). Понатаму членки на позицијата на работникот, Ве молиме да се документира датумот и личен потпис. Ако сакате да се запечати сертификација, исто така, мора да се забележи. Натписот е залепен на врвот на јазол ни врзани врвовите на влакната кои во овој случај мора да останат слободни. Потпис претставуваат на крајот на постапката, кога лепак има пресуши. Ова е направено за да се спречи ширење. Печатење (ако има) стави на делот на делот на состојба на самата етикета.

И по договорот зашиени, нумерирани, запечатени со печат и потпис, тоа може да бидат испратени во архивата.

Пиење на осигурување натпис мора да биде сериозна и внимателен. Тоа беше таа - документирани докази за имунитет случај. Во случај на повреда на нејзиниот интегритет или документ пристрасност не може да се прифати контрола тела, или можеби неговиот предизвик во судот.

Што и зошто шие

Тоа е задолжително сите захефтана документи, што се должи за поднесување во архивата или на било кој од инспекциските органи на кои на даночните власти, пензиски фонд и многу такви. Вие не може да се врати документите залепени или захефтана користење на Спојувач. Како што е веќе забележано, во случај на постапка неусогласеноста тоа едноставно ќе не прифати.

Таквите постапки се предмет првенствено документи кои припаѓаат на персоналот и сметководство. Оние кои имаат завршено обработка на подоцна годинава ќе биде депониран во архивата на организација или претпријатие. Посебните архивски институции пренесува случајот со претходниот период правни задржување. Тоа е определено со закон, во зависност од видот на документот. На пример, во најмалку 75 години се бара да се задржи нотарски списите, книгите и документите на економскиот профил на персоналот на информации.

рок на траење на дизајн на цртежи се многу помали - само 20 години. Фото документација направени за да се грижи за 5 години. институциите на архивски ќе бидат депонирани во случај на јавни и приватни претпријатија. Задачата на било кој не-државни актери - да се заклучи со Сојузна архивската служба на овој договор.

Треба да се запомни дека правото документ на firmware-от има само еден вработен, кој ја има оваа обврска наведени во описот на работното место. Во случај на документот со низок квалитет соединение нуди некои санкции, особено во случај на промени или недостиг на одредени важни страници.

Да се вратиме на технологијата Биндер

На погоре опишаната крос-поврзување методи се погодни за бекап и даночна инспекција. Но, поднесувањето на сметководствените документи, се чуваат за долго време (над 10 години) треба да биде особено силна - често на 5 дупки. За обезбедување на натписот се врши на посебна хартија ткиво, со цел да се јасно видливи налепница наоѓа под единица и не постои сомнеж за интегритетот на документот.

Доколку условите од канцеларија дупки конвенционалните канцелариски punchers, а потоа, доколку е потребно, да издаде големи количини на хартиените документи (на пример, во печатење) се користи професионална опрема во форма на Машини за дупчење или им машина. Таквите механизми имаат сериозни моќ и може да биде или рачно управувани и е опремена со електричен погон.

механизам машина

Основа на овие системи или машини - класичен метод на користење на извори. Таквата книговезка машина е опремена со уред за перфорација. Друг механизам на документот на кама пролетта на пластика, по што на врвот и на дното на единицата додаде картон или пластични корици.

Предноста на им машина е можноста за сврзување многу големи документи. Дебелината на блок може да биде до 500 страници. И, исто така - способноста да ги избришете или да ја дополни страници и листови веќе постоечки документ. Недостатоците се доста сериозни, како и комплексноста не е премногу висока јачина.

Ако книговезка машина за поднесување документи опремени со метални извори, која е поставена за одреден чекор и удирани со тупаници дупки, односно, за тоа, блокови на хартија се носи на флексибилен челик за пружини, кој потоа се компресирани и заклучи. Предности на апаратот со метални федери - повеќе претставително конечната форма и подобрување на сигурност во однос на врзувањето на пластични извори. Но, во исто време да ја вметнете или отстраните листови без штета невозможно.

Во прилог на пролет, постојат уреди кои работат на принципот на врзување на пластични чешел, кој заби навивам. Исто така постои и обврзувачки за спирала, познат на нас на биро календар, тетратки и дневници. По удирање дупки во нив рана спирала (3-4 претвора рачно, од друга автоматски).

Напредокот не стои

Што е термо обврзувачки? Тоа е една модерна машина за поднесување документи, кои може да биде брзо и нивните не-монтажни врска. Со termoperepletnyh машина може да заврши голем број на материјали, како и да изготви поединечни примероци. Оваа варијанта е особено погоден испратија извештаи, договори и промотивни материјали.

Работна машина од овој тип, со употреба на обврзувачки termokoreshkov и termooblozhek имаат различни бои и големини. Во зависност од бројот на листови избраните termooblozhka случај одредена дебелина, а потоа сите заедно се става во машина. На внатрешната страна на капакот крајот пената слој на полимерни лепило. На машина е предвидено со греење елемент по која полимерот не се стопи и сите листови се запечатени во топла слој.