Електронски документи помеѓу организациите: како тоа функционира?

управување со електронски документи (EDM) - брз начин за споделување на информации врз основа на употреба на електронски документи со виртуелен потписи. Тој одамна е признат во развиените земји во светот како ефективна алатка за оперативни бизнис.

срцето

Електронски документи помеѓу организациите - збир на процеси за креирање, обработка, администрација, трансфер, купување, одржување, употреба и уништување на документи. Сите овие процеси се врши по проверка на интегритетот и потврда за прием на документи.

Правила на преписките меѓу правни лица се врши со договор на странките. Размената на информации се врши со помош на телекомуникациски уреди, и документи зачувани во електронските медиуми. Рок на траење на сметководствените информации не треба да надминува она што е поставена на законодавно ниво.

Организации можат да комуницираат едни со други формални и неформални документи со потписи на учесниците. Во бизнис секторот ова може да вклучуваат: фактури, договори, фактури, договори, договори, нарачки, известувања, овластувањата на адвокат, итн Информации можат да се пренесуваат во форма на текст, табеларни и графички датотеки.

Целта на воведувањето на EDI

Предуслов за воведување на EDI може да биде:

• намалување на рутинска работа;
• намалување на загубата на документи;
• "Транспарентно" работа со документи;
• се зголеми дисциплината перформанси - објавување на документи во рамките на одредено време, итн ...

Меѓу квантитативни цели може да се идентификува како што следува:

• Намалување на времето за обработка на документот 10 пати.
• Намалување на трошоците на канцеларијата на половина.

Електронски документи помеѓу организациите: Како тоа функционира

Во согласност со домашното право, електронски документи помеѓу организациите се врши со согласност на двете страни. За размена на податоци, потребно е дека сите учесници се поврзани со опремата на операторот. Следно, корисникот треба да испрати барање за да го додадете во листата на договорните страни. По учесниците систем потврда може да комуницира.

EDI модул ќе треба да ги извршува следниве функции:

• Покани договорните страни за размена на податоци.
• Генерирање адресар.
• Интеграција со софтвер за сметководство, како што 1C.
• Регистрирај се и шифрирате документи.
• Структура конверзација.
• Следење на статусот на буквите.

Електронски документ меѓу организациите врши со користење на сертификати. Поврзување на сервер и проверка се врши преку личен дигитален сертификат. Електронски потпис се издава за секој корисник на системот, се чуваат на заштитените електронски медиуми и знак PIN код. Корисникот мора да влезат во нивните лозинка за најава на личната канцеларија. Само по тоа што ќе се добие пристап до нивните документи.

Иницира процес на размена може секој член на организацијата, е поврзан со системот. Пред да го испратите документ на друга страна, тоа мора да биде потпишана со електронски потпис. Оваа операција се врши со помош на "Крипто" програма. Документот е испратен преку EDI. изведувачот вработен добива известување за нов документ. Ако тој ја прифаќа, тој, исто така, става EDS. Ако сакате да направите промени во документот, што ја создава својата нова електронска верзија. По завршувањето на уредување сакате да ги зачувате промените со користење на електронски потпис. Документот потоа се испраќа до промени на другата договорна страна. Каде што е потребно да се направи електронски информации појавување.

Ако сакате уште еднаш да се прават промени, а потоа целата постапка се повторува. Ако барањата на новата верзија не е присутна, во документот се почитува. Конечниот примерок се смета да биде потпишан од страна на две електронски потпис. верзии Це документ се чуваат на серверот и се достапни за гледање. Откако примерокот е даден статус на струја, за измена на документот нема да работи. Фрустриран договори со статус "Откажано". Еве како да се направи електронски документи помеѓу организации.

опрема

Што е потребно за електронски документи помеѓу организации? Прво, мора да изберете давателот на услугата и да инсталирате посебен софтвер за размена на информации. Второ, со секоја договорна страна со која организацијата има намера да се спроведе на e-mail, треба да го потпише "Договор за размена на електронски документи."

Исто така е неопходно да се воспостави EDI серверот на кој да ги чува сите документи. Тоа може да биде клиент опрема, како и "облак" за складирање. Пристап до податоци од надвор од системот преку примена, кој е инсталиран на опремата на организацијата. Компјутер интеракција со серверот е направено преку HTTP со опционален SSL енкрипција 128. Пристап до документи се врши само преку интерфејсот на апликацијата и по донесувањето на проверка.

проектот EDC

проект процес автоматизација може да трае од неколку месеци до неколку години. Терминот директно зависи од бројот на процеси кои се потребни за автоматизација, ресурси и финансиски капацитет на организацијата. КРАТОК коло спроведување EDC како што следува:

• Формирање на работна група.
• Формирање на цели, рокови и буџет.
• Студијата на постојните процеси.
• Развивање на работа.
• Vyrob EDI систем.
• Потпишување на договор за спроведување на СЕД.
• Усвојување на регулативата.
• Пополнување на системот директориуми.
• обука на персоналот.
• Спроведување на прелиминарните тестови.
• Објавувањето на спроведување на наредбата СЕД.
• Понатамошен развој на софтвер и работа правила.
• Лансирањето на пилот-проектот.
• Полн обем транзиција на EDI.

грешки имплементација EDI

Во процесот на автоматизација на документи треба да се посвети посебно внимание на процесите во кои со закон се бара присуство на превозникот хартија. Дупликат хартиени документи по електронски пат е невозможно. Ова значително го успорува процесот на работа и да предизвика негативен став кон автоматизација во целиот процес. За спроведување на двојна работа никој не плаќа.

Во процесот на имплементација на новите прописи треба да се развива за работа со документи, обука на персоналот, и само тогаш се вклучат во целосна имплементација. Ова може да се постигне само ако се пренесе на вработените на придобивките од користењето на новите технологии.

Друга популарна грешка - сиромашните студија за да сед барања. Ако корисниците треба да работат во unconfigured систем, тогаш EDI процес се разликува од оној донесен во организацијата.

Електронски документи помеѓу организации: на добрите и лошите страни

предности:

• Намалување да го достави оригинални документи од трошоците за пошта.
• Зачувај простор за складирање на документи. Тоа е сите се чуваат во електронска форма.
• Лесен за употреба. Испраќање на документот се врши од една локација. А брзо пребарување на документот врши од страна на статусот (испратени, примени и прифатени од страна на р. Д.).
• Инстант испорака. Сите информации добива испратени на примачот во неколку секунди.
• Документот не може да се изгуби до истекот на складирање во системот.

недостатоци:

• За да го користите производот мора да ги купите лиценца кој чини пари.
• Комуницирајте често само меѓу учесниците на истиот систем.
• Електронски документи помеѓу организациите во 1C или со користење на некој друг софтвер се разликува од претходно се користи шема. Со воведувањето на новиот алгоритам, сите вработени имаат прашања во врска со водењето на бизнисот.
• Техничка опрема. Пред воведувањето на EDI организација треба да се купи опрема и да се подготви персоналот да управуваат со новиот систем.
• EDM се врши со користење на електронски потпис, важноста на која е 1 година. Неопходно е да се следат и навремено ажурирање на сертификати. Исто така потребно е да ги контролира активностите на изведувачи сертификати, за да се избегне проблеми со данок.

законска регулатива

Што нормативни акти кои регулираат електронски документи помеѓу организации? Руски законодавство вклучува Федералниот закон №63 «На електронски потпис", правилата на документите во Федералната даночна служба се регистрирани во редот на бројот на Министерството за финансии MMV-7-2 / 168. Организации на Еди меѓу налози врз основа на финансии № 50N. Услови за основните сметководствени документи размена во електронска форма пропишана во бројот на Федералната даночна служба нарачка MMV-7-6 / 36 @. Сите оператори во активностите на процесот EDM треба да бидат водени од страна на Редот на Федералната даночна служба № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Електронски документи помеѓу организации "VLSI" им дава на клиентите следниве предности:

• Може да испрати документи на било која организација која е регистриран на територијата на Руската Федерација. Ако другата страна не е членка на системот "VLSI", вработениот едноставно контактирајте со претставник на организацијата и ќе ја испрати на e-mail покана да учествува во системот. Веднаш по потврдувањето на размена на информации помеѓу учесниците ќе се врши без посредници.
• Инсталирајте го софтверот на компјутерот не е потребно. Доволно да се има тековната верзија на вашиот интернет пребарувач и интернет пристап.
• Да се работи со податоците не треба посебна програма. Ако извештајот првично беше подготвен во трети лица софтвер, како што се 1C, можно е да го конфигурирате интеграција со системот "VLSI".
• Стандардната форма на документот не е поставена. Можете да испратите текст, табеларни пресметки датотеки, слики и така натаму. Д.

СКБ "Kontur"

Еден од првите развивачите на софтвер во Русија, исто така се занимава со набавка на опрема, преку која електронски документи помеѓу организации. "Контура" DiaDoc развиено систем со кој размена на електронски документи. А карактеристика на овој систем е дека пристапот до податоци можат да се добијат, додека во странство. За таа цел компанијата разви на тарифите за роаминг. Ако сакате, податоци моно пристап преку API.

Што ви е потребно?

За да се поврзете EDI, компаниите треба да се купи:

• лиценциран софтвер;
• сервер;
• надградба на опремата;
• обука на персоналот;
• го прилагодите и да се интегрираат СКМ за користење со внатрешни апликации.

Таквите инвестиции се потребни за да се спроведе со цел да се поврзе на електронски документ меѓу организацијата? Вклучувањето на трошоците за консултации со техничка поддршка, и надградби на софтвер сед - во втората фаза на инвестиции. Овие трошоци ќе мора да плаќаат месечно.

заклучок

Да го замени хартија-базирани e-mail пристигнува. Тоа не само што ја намалува цената на организацијата за спроведување на процеси, но, исто така, ја зголемува ефикасноста на бизнисот како целина. За да EDI успешно функционира, треба јасно да се формулираат целите и имплементација на системот за да се прилагоди на опремата правилно.